Deel je privacybeleid in een privacyverklaring
Door de GDPR zijn alle bedrijven die persoonsgegevens verwerken verplicht om mensen te informeren over hun privacybeleid. Dat doe je aan de hand van een privacyverklaring. Zo’n verplichte privacyverklaring heeft verschillende voordelen. Je vermijdt niet alleen boetes in het kader van de privacywetgeving, maar je toont ook aan klanten en anderen die met je bedrijf in aanraking komen, dat je op een veilige manier met hun persoonsgegevens omgaat.
In een privacyverklaring staat jouw beleid rond het verwerken van persoonsgegevens. Zo vermeld je onder meer welke gegevens je verwerkt, met welk doel, en of je de gegevens ook met andere partijen deelt. In tegenstelling tot wat sommigen verwachten, heb je geen verplichting om je privacyverklaring te laten ondertekenen. Het is namelijk geen overeenkomst, maar een informerend document.
Wat zijn de voordelen van een privacyverklaring?
Door een privacyverklaring op te stellen geniet je van twee grote voordelen:
- Boetes vermijden: in het kader van de GDPR wordt erop toegezien dat bedrijven alle regels rond privacy en het verwerken van persoonsgegevens strikt naleven. Doe je dat niet, dan riskeer je hoge boetes. In sommige gevallen lopen deze zelfs op tot 4% van de jaaromzet van een bedrijf. Een privacyverklaring is een van de noodzakelijke documenten om zo’n boetes te vermijden.
- Vertrouwen winnen: je kan een privacyverklaring ook als een soort marketingmiddel beschouwen. Door klanten te tonen dat jij verregaande maatregelen treft om hun privacy te beschermen, bouw je gemakkelijk een vertrouwensrelatie op. Bovendien draagt een duidelijke en correcte privacyverklaring bij aan de positieve reputatie van je bedrijf.
Wat doe je met een privacyverklaring?
Je privacyverklaring gebruik je om personen waarvan je gegevens verwerkt te informeren over verschillende zaken, zoals de doeleinden van de verwerking en de rechten die deze personen hebben in verband met hun eigen gegevens. Het is dus erg belangrijk dat je je privacyverklaring duidelijk toegankelijk maakt, nog voordat iemand zijn of haar persoonsgegevens aan jou bezorgt.
Veel bedrijven verzamelen gegevens via hun website. In dat geval verwijs je natuurlijk best op de website zelf naar je privacybeleid. Denk maar aan een link naar je privacyverklaring in de footer van je website. Of een aan te duiden checkbox met verwijzing naar je privacybeleid wanneer iemand een formulier op je website invult. Bijvoorbeeld om een bestelling te plaatsen of een account aan te maken.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die je van personen verwerkt. Dat kan je dus heel breed opvatten. Het gaat hier niet alleen om namen, telefoonnummers en dergelijke. Een persoonsgegeven is elk gegeven op basis waarvan je iemand kan identificeren. Een uniek nummer, een adres, een IP-adres, een rijksregisternummer, … Zelfs wanneer ze door bijvoorbeeld versleuteling geanonimiseerd zijn. Ook de data die aan zulke identificerende gegevens gekoppeld zijn, gelden als persoonsgegevens.